Cách chuẩn bị cho việc triển khai CRM

Thuật ngữ.

  1. Thực hiện, tích hợp và đào tạo. Nếu bạn chưa quen với các quá trình này, hãy bắt đầu tìm hiểu những thuật ngữ sau.

Triển khai là quá trình dài hơn mà một nhóm nhỏ “người dùng nhiều nhất” sẽ trải qua để tìm hiểu về CRM mới và cuối cùng sẽ chịu trách nhiệm tùy chỉnh công cụ cho phù hợp với chương trình, bộ phận hoặc tổ chức cụ thể của bạn.

Tích hợp là quá trình kết nối CRM của bạn với Hệ thống thông tin sinh viên (hoặc bất kỳ công nghệ cần thiết nào khác) để đảm bảo rằng dữ liệu về khách hàng tiềm năng triển vọng (prospect) và ứng viên mới được lưu trữ trong CRM, được truyền an toàn và chính xác giữa các hệ thống.

Đào tạo là một quá trình ngắn (thường là 1-2 ngày) đào tạo người dùng cuối của CRM mới, bất kỳ người dùng nào từ các bộ phận khác cần các chức năng cụ thể của CRM. Nếu là thành viên của nhóm hiện trường, có thể bạn sẽ có vai trò chuẩn bị hoặc triển khai một số khóa đào tạo.

2. Bạn sẽ thấy rằng một số thuật ngữ bạn sử dụng cho các quy trình hiện tại của mình sẽ khác với thuật ngữ được sử dụng trong CRM mới. Mẫu truy vấn có thể trở thành prospect hoặc lead (đầu mối khách hàng tiềm năng). Chuyên ngành chuyển thành chuyên môn, vv. Sau một thời gian, bạn sẽ hiểu và sử dụng thành thạo những thuật ngữ mới. TUY NHIÊN, các thành viên nhóm tuyển sinh và tuyển dụng không trực tiếp tham gia vào việc thực hiện sẽ không có cùng cơ hội để điều chỉnh và thích nghi với các thuật ngữ này. Bạn sẽ có nhiều tháng để làm quen với công cụ trước khi nó đi vào hoạt động, trong khi các nhân viên tư vấn và đăng ký của bạn lại thường chỉ có vài ngày.

Hãy phân biệt các thuật ngữ cho rõ ràng. Bạn phải trở thành chuyên gia và biết khi mà nhân viên tư vấn tuyển sinh hỏi về “mẫu truy vấn”, và người quản lý triển khai CRM đang giải thích cách gửi email cho “prospect”, thì họ đang nói về cùng một nhóm người. Bạn phải làm cho tất cả mọi người hiểu ý nhau. Tạo một bảng định nghĩa có thể hữu ích cho nhóm của bạn.

3. Để bạn tham khảo: một thuật ngữ khác sử dụng nhất quán trong suốt bài này là cụm từ chỉ chức vụ, người quản lý triển khai. Đây không phải là một chức vụ phổ quát. Một số công ty có thể sử dụng từ khác như tư vấn triển khai, quản lý tài khoản, điều hành tài khoản hoặc quản lý dự án. Đối với mục đích của bài đăng này, đó là người mà bạn sẽ làm việc chặt chẽ nhất trong suốt thời gian thực hiện.

Chuẩn bị

  1. Việc triển khai tổng thể của bạn nên được chia thành nhiều giai đoạn. Mặc dù người quản lý triển khai CRM của bạn có thể không thấy như vậy, bạn nên xem mỗi giai đoạn như một khóa học riêng của mình.

Giai đoạn một là CRM101. Bạn bắt buộc phải thành thạo khóa học này trước khi chuyển sang CRM201. Nếu không, nó sẽ giống như bước vào Giải tích II mà không bao giờ học (hoặc tệ hơn, học rồi rớt) Giải tích I. Khả năng thành công là không cao.

Hầu hết các triển khai đều yêu cầu bạn gọi một hoặc nhiều cuộc hàng tuần tới người quản lý triển khai của bạn để giải quyết các tác vụ và chức năng mới trong CRM. Bạn nên đảm bảo hiểu hết các chức năng được trình bày. Muốn như vậy, hãy chuẩn bị trước khi gọi bằng cách xem bất kỳ video nào và đọc bất kỳ tài liệu nào mà nhà đại lý CRM có trên mạng về các chức năng cụ thể đó.

Mỗi tuần, hãy xem xét cách các quy trình kinh doanh hiện tại của bạn và xem chúng khác nhau như thế nào với thiết kế và chức năng trong CRM. Có các quy trình nào cần sửa đổi và/hoặc quyết định bạn cần đưa ra để CRM phù hợp cho nhóm cử nhân và sinh viên tương lai của bạn Bạn nên dự tính và lập kế hoạch cho bài tập về nhà giữa mỗi cuộc gọi. Đừng coi những cuộc gọi này là các buổi đào tạo hàng tuần; đây là những buổi để bạn (học sinh) quay lại, thực hành và thể hiện những gì mình đã học.

Khi đã làm được việc đó, là lúc chuẩn bị cho cuộc gọi tiếp theo – bằng cách xem video và đọc tài liệu.

Khi đến phiên mình gọi, bạn hãy chuẩn bị sẵn các câu hỏi. Làm rõ về bất kỳ khó khăn nào bạn đã gặp khi sử dụng chức năng ở tuần trước. Sau đó, chờ người quản lý của bạn tiếp tục và mô tả, hướng dẫn về chức năng tiếp theo.

Khi kết thúc cuộc gọi, bạn có thể phát hiện cần phải đưa ra một số quyết định trong quy trình kinh doanh của mình. Khi nghĩ ra chúng, hãy viết ra và trình bày cho nhóm nội bộ của bạn để quyết định quá trình cần phát triển như thế nào để hỗ trợ cho CRM.

Nếu bạn phải gọi hàng tuần mà không được chuẩn bị, cũng giống như bước vào lớp để kiểm tra mà không học trước vậy. Chỉ khác biệt là bạn không được chấm điểm dựa trên bài làm, nhưng bạn sẽ kìm hãm sự tiến bộ của mình.

Nếu bạn thực hiện hai cuộc gọi triển khai liên tiếp mà không được chuẩn bị, không đặt câu hỏi và nhận lại các quyết định / tùy chỉnh cho quy trình kinh doanh của mình, bạn có thể thấy mình chậm hơn một tháng – và đó là khi mới chỉ hỏng mất hai tuần.

Ngoài ra, nếu bạn tụt lại phía sau hơn một tuần, bạn nên yêu cầu người quản lý triển khai tạm dừng trong một tuần và xem lại những gì đã bỏ lỡ. Chỉ cần lưu ý rằng nếu bạn làm vậy hơn hai lần, bạn sẽ khiến dự án không theo kịp tiến độ. Không có bất kỳ kịch bản nào mà một nhân viên bị sa thải do bị tụt lại, nhưng những người trong công ty có kỳ vọng về việc nhóm của bạn sẽ sử dụng CRM mới như thế nào trong năm mà họ đã mua.

2. Nếu bạn sớm phát hiện rằng bạn thường xuyên không hiểu ý nghĩa của quy trình kinh doanh là gì, thì bạn cần phải tìm người họ hiểu chúng để cùng bạn gọi triển khai – và mời người đó tham gia nhóm triển khai của bạn. Tùy thuộc vào tình huống, người đó có thể là trưởng khoa hoặc giám đốc tuyển sinh hoặc có thể là phó chủ tịch ghi danh. Trong những kịch bản đó, hiếm khi nhà lãnh đạo cấp cao của bạn muốn tham gia sâu như vậy.

Bạn chỉ nên nhắc nhở cô ấy / anh ấy rằng không tham gia sẽ đôi khi khiến nhóm làm chậm và có khả năng hoãn làm trực tiếp (bạn cũng có thể nhẹ nhàng gửi cho nhà lãnh đạo của mình một link đến bài này).

3.Các cuộc gọi hàng tuần của bạn với người quản lý triển khai gần như chắc chắn sẽ được tổ chức qua một dịch vụ hội nghị trực tuyến như Join.me hoặc GoToMeeting. Nếu vậy, hãy yêu cầu người quản lý ghi lại từng cuộc gọi của bạn và gửi email cho bạn sau đó. Theo cách đó, khi bạn đang làm việc trên CRM giữa các cuộc gọi, bạn có cái để đối chiếu dễ dàng.

Giải pháp thay thế.

Bạn sẽ tìm thấy vào phút cuối (hoặc thường xuyên) một chức năng cụ thể mà bạn muốn hoặc cần CRM của bạn thực như nó lại không hoạt động theo cách bạn hình dung. Làm thế nào để vượt qua điều này? Thông thường nhất thì phải dùng một giải pháp thay thế.

Bạn sử dụng một trường theo cách đúng mục đích ban đầu của nó. Bạn thiết kế lại một quy trình trong CRM để phù hợp với quy trình của bạn.

Quyết định khó khăn nhất lại là càng TRÁNH phải thực hiên các giải pháp thay thế càng tốt. Cứ mỗi lần tạo ra một giải pháp là bạn càng đi chệch hướng so với cách CRM được thiết kế. Tuy là việc đó có thể không gây ra trở ngại nào đáng kể bây giờ, chắc chắn sau này nó sẽ trở thành một vấn đề. CRM được cập nhật rất thường xuyên. Một số chức năng sẽ được sửa đổi hoặc thậm chí bỏ đi. Điều này có thể khiến một số công ty nhức đầu, nhưng nếu chức năng bị bỏ đi đó liên quan đến một hoặc nhiều công việc của bạn, thì cơn nhức đầu sẽ trở thành chứng đau nửa đầu.

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tìm cách tạo ra chức năng xử lý trong CRM mới của mình, thì bạn cần tạm dừng, kiểm tra với các khách hàng khác của đại lý CRM, hỏi trong các diễn đàn và nhóm LinkedIn cho đến khi biết cách người khác giải quyết vấn đề đó. Tránh giải pháp thay thế.

Khoảng không gian an toàn

Ai đó – có thể là bạn; phó chủ tịch của bạn; công ty đăng ký -sẽ thấy khó (có thể là khó khăn đáng kể) thích ứng với những thay đổi. Chắc chắn đó sẽ là người có ảnh hưởng đến các quy trình.

Chìa khóa để sử dụng thành công CRM là mở mình với phương thức và cách tiếp cận mới để thu hút và chuyển đổi sinh viên. Tức là phải hỏi các câu hỏi khác nhau trên ứng dụng, thay đổi cách bạn xử lý các ứng dụng của mình, chuyển đổi một số thư thật sang email, sửa đổi cách prospect xác nhận đăng ký, và có thể nhiều hơn nữa. Hãy nhớ rằng, CRM mới của bạn chỉ hoạt động tốt nếu bạn xây dựng nó tốt.

Nếu bạn không mua lại từ tất cả những người ra quyết định, thì bạn sẽ không thể đưa ra những thay đổi cần thiết cho công nghệ mới để nó vận hành đúng cách. Trong những tình huống đó, chắc chắn bạn sẽ nhận được kết quả như cũ với công nghệ hiện tại; chỉ có ngân sách là tốn một khoản lớn để mua chúng.

Báo cáo

Báo cáo là một trong những tiếng chuông và tiếng huýt sáo tuyệt vời mà các nhà lãnh đạo cấp cao yêu thích về CRM. Mặc dù vậy, việc có được một bảng điều khiển trông sắc nét và sinh động như trong bản demo bán hàng của bạn, có thể không dễ như mong đợi.

Điều đó không có nghĩa là nó không thể thực hiện được hay không nên được thực hiện; chỉ là bạn cần lập kế hoạch cho nó.

Các số liệu dữ liệu mà các nhà lãnh đạo của bạn muốn hiển thị là gì? Nó khác với các số liệu mà một đại diện tuyển sinh muốn xem như thế nào? Bạn sẽ cần phải biết họ muốn đo những gì trước khi bạn chuyển sang xây dựng nó.

Một vài điểm cần thận trọng trước khi bắt tay thực hiện.

  1. Một số không quan tâm đến các số liệu, trong khi những người khác lại cực kì thích. Hãy cố gắng tìm chỗ giao điểm, và ít nhất trong vài tháng đầu sau khi thực sự triển khai, giới hạn lượng dữ liệu bạn hiển thị trên bảng điều khiển.

Bạn cần đảm bảo là các nhân viên tuyển dụng có đủ dữ liệu để hiểu những gì xảy ra trong đường ống của họ. Không nên cung cấp cho họ quá nhiều đến mức họ bị mắc kẹt trong dữ liệu và không sử dụng các công cụ thực sự thu hút prospect của họ.

Ngoài ra, bạn càng đưa nhiều dữ liệu vào biểu đồ, bạn càng phải lăn chuột xuống bảng điều khiển. Bảng đó đáng lẽ không nên dài (đến mức phải lăn chuột). Bạn chỉ cần xem dữ liệu cấp cao nhất thôi. Trong hầu hết các trường hợp của các nhóm tuyển dụng, càng ngắn lại càng tốt.

2. Báo cáo nói chung là thành phần chính cuối cùng của việc triển khai trước khi bạn bắt đầu thử nghiệm hoặc đi vào hoạt động.

Tính năng báo cáo là một trong những lý do khiến các nhà lãnh đạo cấp cao của bạn đồng ý dùng công nghệ mới này. Hiểu những gì họ muốn thấy và phối hợp chặt chẽ với người quản lý triển khai của bạn để đảm bảo xây dựng nó sao cho họ thấy gì là hiểu đó và có thể sử dụng thông tin để đánh giá những gì đang xảy ra với nhóm khách hàng tiềm năng và ứng viên của bạn.

Có thể sẽ hữu ích nếu có một nhà lãnh đạo cấp cao tham gia vào một trong những cuộc gọi triển khai của bạn, xem lại bản demo mà bạn đã thấy nhiều tháng trước và sau đó để người đó giải thích những gì cô ấy/anh ấy đang mong muốn.


#crmreview #crm_có_tốt_không #crmsoftware #crmapp #crmsystem #crmcloud #crmselfhost #crmonpremise #crmdata #CRM #tư_vấn_triển_khai_crm #peach #chiến_lược_phát_triển_crm # #tư_vấn_triển_khai_uy_tín #triển_khai_crm_tphcm #công_ty_tư_vấn_triển_khai_crm #quản_lý_khách_hàng #lợi_ích_crm #cách_sử_dụng_crm #ứng_dụng_crm #crm_hỗ_trợ #crmtraining #hướng_dẫn_crm #CSKH #crm_cho_telesale #crm_cho_marketing #crm_cho_sale #giải_pháp_quản_trị_khách_hàng #crmmarketing #quản_lý_contact #bán_hàng_tự_động #crm_tuyển_dụng



Leave a Reply